La mayoría de las organizaciones y la administración pública están organizadas siguiendo una estructura departamental. Sin embargo, la mayoría de trámites que originan los clientes o ciudadanos deben ser gestionados de forma secuencial por uno o más departamentos formando parte de un proceso transversal. Tradicionalmente este proceso se realiza con el intercambio de información física o a través de la compartición de información que muchas veces reside en sistemas de información no integrados.

Tramits4Me es la solución que iSOCO ha desarrollado para digitalizar y agilizar todo el proceso, permitiendo la gestión del proceso y ofreciendo trazabilidad del mismo, facilitando así el cumplimiento de acuerdos de nivel de servicio, respetando fechas límites y priorizando el trabajo en función de la reglas de negocio predefinidas.

El uso de una herramienta como Tramits4Me ayuda a una organización a trabajar según modelos de eficiencia EFQM, incorporando un sistema de gestión automatizado de flujos y formularios e incorporando firma electrónica como mecanismo de autenticación y firma de documentos.

El valor de la digitalización de un proceso La digitalización de un proceso de negocio ayuda en muchos aspectos internos y externos, algunos de ellos tangibles y medibles y otros intangibles. En concreto: Mejora la calidad de servicio permitiendo establecer acuerdos de nivel de servicio. Permite ofrecer información al instante 24x7. Mejora la productividad de una organización. Reduce costes de proceso y tiempos de espera innecesarios. Facilita el trabajo entre departamentos. Permite saber en todo momento el estado de un proceso. Realización de búsquedas a diferentes niveles. Facilita el acceso a la información necesaria.

Adaptando la tecnología al negocio

Tramits4Me permite modelar los procesos de negocio de cada organización, ofreciendo la flexibilidad que requieren las particularidades de cada cliente. La granularidad de la solución es tan elevada que permite desde disponer de una plataforma completa de tramitación con gestión de formularios, documentos, firmas, sellos, flujos de trabajo y tareas pendientes hasta poder integrar algunos de estos componentes como la firma electrónica o los sellos virtuales en otras plataformas de workflow o BPM.

Funciones Principales

• Formularios dinámicos: Sistema de definición y parametrización de formularios a utilizar en los diferentes procesos de negocio.

• Workflows configurables: Los workflows o procesos de negocio son totalmente configurables a nivel de operaciones, secuencia de estados y formularios.

• Gestor documental: Un repositorio documental se integra en la solución vía un adaptador que permite integrar gestores de terceros. El gestor documental es el repositorio de todas las versiones de los documentos.

• Buscador Inteligente de Trámites: Utilizando la tecnología de websemántica, se dota a la solución de capacidades para la búsqueda e indexación de contenidos de forma tradicional y semántica.

• iSign • Firma electrónica: Componente propietario de iSOCO que permite la autenticación de usuarios vía firma electrónica y certificados electrónicos.

• PDFStamper • Sellos virtuales: Plug-in que permite definir sellos similares a los tradicionales para ser impresos de forma automática en el PDF correspondiente. El componente permite, emulando a los mecanismos tradicionales, sellar todas las páginas firmadas de un documento.

Plataforma y componentes

Tecnológicamente, la solución se basa en:

• Tecnología J2EE.
• Servidor de aplicaciones: Tomcat 5.x / Weblogic 8.x.
• Base de datos: MySQL, Oracle o SQL Server.
  

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Este proyecto ha sido cofinanciado en parte por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER), a través de las subvenciones IMPIVA IMIDTD/2006/413 e IMIDTD/2007/106